Przeprowadzenie audytu zewnętrznego przed zakończeniem trwałości projektu "Rozbudowa kanalizacji sanitarnej w gminie Iłowo-Osada Zadanie II Narzym, Kraszewo"
Zamówienia publiczne o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 tys. euro.
Gmina Iłowo –Osada, ul. Wyzwolenia 5, 13-240 Iłowo -Osada reprezentowana przez Wójta Gminy Iłowo-Osada zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie swojej oferty na przeprowadzenie audytu zewnętrznego przed zakończeniem trwałości projektu „Rozbudowa kanalizacji sanitarnej w gminie Iłowo-Osada Zadanie II Narzym, Kraszewo” – realizowanej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 Oś Priorytetowa 6 – „Środowisko przyrodnicze”; działanie 6.1-„Poprawa i zapobieganie degradacji środowiska poprzez budowę, rozbudowę i modernizację infrastruktury ochrony środowiska”; poddziałanie 6.1.2 – „gospodarka wodna- ściekowa” Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.
I. Opis przedmiotu zamówienia
1.1 Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego wynika z uznania we wniosku o dofinansowanie podatku VAT za koszt kwalifikowany.
1.2 Głównym celem audytu jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiegała zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane/niekwalifikowane.
1.3 Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie.
1.4 Audyt powinien obejmować m.in. analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazania i rozliczenia otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdania z realizacji Projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów Projektu i realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie inwestycji „ Rozbudowa kanalizacji sanitarnej w gminie Iłowo-Osada zadanie II Narzym, Kraszewo”.
1.5 Audyt należy przeprowadzić zgodnie z przyjętymi wytycznymi dla Beneficjentów dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.
1.6 Nr Projektu WND-RPWM..06.01.02-28-014/09
Nr umowy UDA-RPWM.06.01.02-28-014/09-00 i aneksy do umowy:
UDA-RPWM.06.01.02-28-014/09-01;
UDA-RPWM.06.01.02-28-014/09-02;
UDA-RPWM.06.01.02-28-014/09-03;
UDA-RPWM.06.01.02-28-014/09-04;
UDA-RPWM.06.01.02-28-014/09-05;
UDA-RPWM.06.01.02-28-014/09-06;
Wartość projektu: 3 448 820,41 zł netto.
1.7 Okres realizacji projektu:
Rozpoczęcie realizacji projektu: 2008-06-02
Rozpoczęcie rzeczowe realizacji projektu: 2010-04-07
Zakończenie rzeczowe realizacji projektu: 2011-09-30
Zakończenie finansowe realizacji projektu: 2011-10-26
Protokół odbioru końcowego robót: 2011-10-24
1.8 Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć ogół działań prowadzonych przez podmiot zewnętrzny, skutkujący uzyskaniem obiektywnej i niezależnej oceny realizacji projektu pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności. Audyt zewnętrzny winien prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego-Beneficjenta Programu dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych winno mieć charakter bezpośredni. Efektem przeprowadzonego audytu jest sporządzenie raportu oraz wydanie opinii w/w zakresie.
Efektem audytu powinno być:
- uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie,
- uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane,
- uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom RPO WiM,
- uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków,
- potwierdzenie, że sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, jak również prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia w/w dokumentów,
- potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli,
- potwierdzenie trwałości/braku trwałości projektu,
- wydanie opinii w tym zakresie.
1.9 Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane/niekwalifikowane, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie.
1.10 Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego.
1.11 Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie.
Audyt zewnętrzny powinien obejmować obszary, których zakres opisany jest w opracowaniu „Wytyczne dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” Olsztyn 13 kwietnia 2010 tj.:
1) Gotowość organizacyjna Beneficjenta
2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym
3) Audyt zgodności realizacji projektu
4) Wizyta na miejscu realizacji projektu
5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji
6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi
7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji
1.12 Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień: kod CPV 79212000-3 usługi audytu.
II. Ofertę należy / złożyć przesłać w formie pisemnej, na adres:
Gmina Iłowo-Osada
13-240 Iłowo-Osada, ul Wyzwolenia 5
Siedziba: Urząd Gminy Iłowo-Osada, 13-240 Iłowo-Osada, ul. Wyzwolenia 5 /sekretariat
w terminie do dnia 7 października 2016r. do godz.13:00
III. Termin realizacji usługi:
Rozpoczęcie realizacji zadania – z chwilą podpisania umowy na przeprowadzenie audytu zewnętrznego, planowany termin podpisania umowy - 10 października 2016r.
Termin zakończenia audytu – 21 października 2016r.
Ostateczny termin dostarczenia raportu – 24 października 2016r.
Załączniki:
Zaproszenie do składania ofert
Załącznik nr 1 - formularz ofertowy
Załącznik nr 4 - oswiadczenie o bezstronności
Załacznik nr 5 - projekt umowy
Wytyczne dla beneficjentów w zakresie audytu zewnetrznego